Archivace a spisová služba, ukládání a vyřazování dokumentů v roce 2016 včetně změn dle nové legislativy

ANAG, spol. s r.o.

Popis kurzu

Obsah kurzu

• aktuální informace o provádění spisové služby 2016
• ukládání dokumentů – účetních a daňových dokladů – jak správně postupovat při ukládání, skartaci a vyřazování dokumentů – povinnosti veřejnoprávních i soukromoprávních původců v oblasti spisové služby
• přehled platné legislativy týkající se různých odvětví – průmysl, školství, zdravotnictví, služby, obce a jimi zřizované příspěvkové subjekty
• AKTUÁLNÍ ZNĚNÍ ZÁKONA O ARCHIVACI A SPISOVÉ SLUŽBĚ PRO ROK 2016 – zákon číslo 56/2014 Sb., kterým se mění zákon číslo 499/2004 Sb. a novela zákona č. 167/2012 Sb., kterou se mění zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě. Seznámení se zásadami novely a aplikace v praxi
• PROVÁDĚCÍ VYHLÁŠKA č. 283/2014 Sb., kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb, o podrobnostech výkonu spisové služby – vysvětlení nových povinností a postupů dle nové vyhlášky
• PROVÁDĚCÍ VYHLÁŠKA č. 213/2012 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě
• jak pracovat s dokumenty, doklady, výklad problematiky – co, jak dlouho a kde nutno uchovávat, abychom vyhověli zákonným požadavkům – terminologie: archiv versus spisovna (rozdíly), komerční spisovny (zřizování a působnost), počítání skartačních lhůt, personalistika a mzdové listy, co lze vyvést do zahraničí
• postup u příspěvkových organizací, v organizačních složkách státu, u nevýdělečných subjektů, u fyzických osob, u podnikatelských subjektů – základní okruhy pracovních úkonů při oběhu dokumentů (příjem, evidence, vyřizování, odesílání, ukládání, vyřazování)
• zásady pro vedení spisové služby (písemná, elektronická forma) – dokumenty ve firmách a organizacích, podací deník, evidence, rozdělování, odesílání, ukládání dokumentů – co vše je vlastně dokument ve firmě a organizaci – kdy je povinnost uchování analogových dokumentů a kdy je možné uchovávat pouze digitálně
• evidence dokumentů ve spisovnách organizací – zřizování a vedení spisoven – jak u zrušených subjektů -zabezpečení dokumentů rušených firem a organizací
• ukládání účetních a daňových dokladů – problematika návaznosti na nové kontrolní hlášení 2016 a EET 2016 – doby nutného uchování dokumentů, než je možné provést skartaci
• evidence e-mailové pošty – kdy a jak možno e-maily skartovat, specifika faxů, informací na magnetických mediích
• ukládání dokumentů v digitální podobě – opatření dokumentů metadaty, výstupní datové formáty, spisovny dokumentů v digitální podobě součástí el. systému spisové služby – Národní digitální archiv
• návaznost na datové schránky, možnosti archivace zpráv doručených do datové schránky; možná řešení ve firmách
• skartační řízení, výběr archiválií a předání do archivní péče a zpřístupňování archiválií
• síť a působnost archivů v ČR
• diskuze – odpovědi na dotazy

Cílová skupina

Určen pro veřejnoprávní a soukromoprávní původce, kteří vedou spisovou službu, pro pracovníky podatelen a spisoven, pro administrativní pracovníky, kteří vedou agendu spisové služby a pro všechny, kteří si potřebují tuto problematiku ujasnit a dozvědět se aktuální stav pro rok 2016.

Hodnocení